Arti Invoice Adalah Faktur: Komponen, Jenis, Contoh, Proforma

Kita mungkin sering mendengar istilah invoice, tapi apakah kita paham betul apa itu invoice? Apa perbedaan invoice dan proforma invoice? Apakah sales invoice berbeda dengan invoice? Apa perbedaan invoice dan bills? Apa saja jenis-jenis invoice? Untuk apa penggunaan invoice, apa manfaatnya? Lalu, apa hubungan invoice dengan purchase order? Semua pertanyaan tersebut akan dijawab pada artikel ini.

Definisi Invoice

Apa itu invoice? Dalam bahasa Indonesia, arti invoice adalah faktur atau tagihan. Menurut KBBI, pengertian invoice adalah “daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar”.

Menurut webster, invoice artinya daftar barang yang harus dikirim secara detail yang dengan mencantumkan harga dan syarat penjualan. Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa invoice adalah tagihan berisi rincian produk (nama, jumlah, dan harga) baik untuk barang maupun jasa (layanan) yang harus dibayarkan.

Siapa yang menerbitkan invoice? Invoice dikeluarkan oleh penjual (seller) sebagai faktur tagihan kepada pembeli (buyer) yang telah menerima sejumlah produk (barang dan jasa). Secara sederhana, istilah invoice juga berarti daftar tagihan yang harus dibayarkan.

Apakah Sales Invoice Sama dengan Invoice?

Dalam konteks ini, sales invoice memiliki makna dan tujuan yang sama dengan invoice. Arti sales invoice adalah faktur penjualan: dokumen yang diterbitkan penjual (seller) kepada pelanggan atau pembeli yang berisikan rincian produk (barang dan layanan) dan jumlah terutang. Sales invoice merupakan faktur yang sah yang mengisyaratkan perintah bayar atau kewajiban dari pembeli. Invoice atau sales invoice sangat penting sebagai bukti pencatatan untuk transaksi penjualan perusahaan.

Pengertian Proforma Invoice

Apa itu proforma invoice? Proforma invoice adalah faktur penagihan sementara untuk produk yang belum dikirimkan kepada konsumen. Inilah yang menjadi perbedaan antara invoice dan proforma invoice. Invoice mengisyaratkan perintah untuk membayar karena produk (barang dan jasa) telah dikirimkan atau diterima oleh pembeli. Sedangkan proforma invoice menginformasikan daftar tagihan yang mana produk belum diterima oleh pembeli.

Mengapa harus menggunakan proforma invoice? Ada beberapa hal yang mungkin terjadi, seperti pembelian yang membutuhkan tahapan panjang yang mana produk tidak dapat dikirim sekaligus melainkan secara bertahap. Proforma invoice bentuk tagihan sementara yang sah dan dapat digunakan selama produk belum diterima oleh pembeli sepenuhnya. Pada akhirnya, invoice akan tetap digunakan setelah semua produk diterima oleh pelanggan.

Komponen atau Elemen dalam Invoice

Setiap faktur atau invoice harus memberikan rincian informasi secara jelas dan dibutuhkan oleh pelanggan. Berikut komponen atau elemen yang ada di dalam invoice.

• Judul bertuliskan “Invoice”
• Nomor faktur (invoice number)
• Tanggal pengiriman (delivery date)
• Nama dan informasi kontak penjual (Name and contact of seller)
• Nama dan informasi kontak pembeli (Name and contact of buyer)
• Syarat dan Ketentuan (Terms and Conditions)
• Rincian produk atau layanan (Product details)
• Harga produk per unit (Price per unit)
• Tarif pajak (Taxes)
• Jumlah pembayaran (Total payment)
• Catatan atau keterangan tambahan (Additional information)

Apa Fungsi Invoice?

Faktur atau invoice adalah elemen penting yang semestinya digunakan oleh perusahaan dalam praktik bisnis. Tidak hanya sebagai bukti tagihan, invoice juga memberikan banyak manfaat karena berfungsi sebagai berikut:

1. Payung hukum

Sama seperti purchase order (PO), faktur (invoice) adalah bukti hukum yang berisi kesepakatan antara pembeli dan penjual terhadap produk atau item tertentu. Faktur tidak hanya melindungi pedagang atau penjual, tetapi juga melindungi pembeli dari penipuan. Meskipun saat ini invoice menggunakan sistem online atau elektronik, itu tetap sah di mata hukum.

2. Pencatatan

Ini merupakan bagian dari dokumentasi yang bermanfaat untuk mengetahui informasi pembelian, mencakup siapa yang membeli, barang yang dijual, total pembelian, pihak yang melakukan penjualan, dan informasi lainnya. Ini juga akan membantu dalam pencatatan akuntansi.

3. Pelacakan pembayaran

Invoice adalah dokumen penting bagi buyer dan seller untuk melacak tagihan dan pembayaran. Ini juga bermanfaat dalam proses auditing.

4. Kepentingan pajak

Pencatatan dan dokumentasi faktur penjualan atau sales invoices dapat memastikan bahwa pajak yang dibayarkan atau dikenakan telah sesuai dengan ketentuan sehingga tidak terjadi tuntutan tertentu di kemudian hari.

5. Analisis bisnis

Dokumentasi invoice yang rapi dan lengkap dapat membantu perusahaan dalam mengumpulkan semua data pembelian pelanggan dan penjualan produk untuk kepentingan analisis bisnis. Sebagai contoh, identifikasi tren penjualan, pangsa pasar, produk populer, dan sebagainya.

Jenis-jenis Invoice

Faktur atau invoice terdiri dari beberapa jenis yang mana masing-masingnya memiliki tujuan penggunaan tertentu. Berikut rinciannya.

1. Pro forma invoice. Ini merupakan bentuk invoice sementara karena produk dari penjual belum sepenuhnya diterima oleh pelanggan.
2. Commercial invoice. Ini merupakan jenis dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan pabean untuk penjualan barang ekspor yang melintasi perbatasan internasional.
3. Nota kredit (credit notes). Ini merupakan dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli ketika terjadi pengembalian barang karena tidak sesuai pesanan, baik karena rusak maupun kesalahan.
4. Timesheet invoice. Ini merupakan dokumen berisi kombinasi faktur dan jadwal penagihan kepada pelanggan untuk proyek yang diberikan setiap jam atau hourly basis.
5. Retainer invoice. Ini merupakan faktur penahan yang dikirim kepada pelanggan jika melakukan pembayaran di muka (advance payment) untuk suatu produk. Ketika kewajiban penjual selesai, pembayaran akhir dari pelanggan akan dikenakan potongan sebesar jumlah pembayaran awal.
6. Recurring invoice. Ini merupakan dokumen yang diterbitkan oleh penjual dan dikirim kepada pelanggan secara berkala untuk jenis transaksi berulang, misalnya biaya berlangganan. Dengan kata lain, ini disebut sebagai faktur berulang.

Proses Penerbitan Invoice

Sebagaimana yang telah dijelaskan bahwa invoice adalah bukti tagihan dari penjual kepada pembeli atas produk yang dipesan. Nah, bagaimana sebenarnya cara kerja atau proses penerbitan invoice? Dalam hal ini, kami berasumsi bahwa pembeli dan penjual telah bekerja sama dalam pengadaan barang dan jasa.

• Pembeli membuat daftar pembelian dan menerbitkan purchase order (PO).
• Pembeli mengirimkan PO kepada vendor (penjual).
• Penjual menerima PO dan mengecek apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak. Jika barang pesanan ready stock, penjual akan menerbitkan invoice.
• Penjual mengirimkan invoice kepada pelanggan, biasanya juga mencatumkan nomor PO.
• Pelanggan menerima invoice dan mengecek kembali kesesuaian pesanan mengacu pada PO. Jika pesanan sesuai, pelanggan melakukan pembayaran atau jumlah terutang sesuai informasi dalam invoice.

Tips Penggunaan Invoice

Penggunaan faktur (invoice) semestinya membantu dan memudahkan proses bisnis. Namun, ada beberapa hal yang dapat diperhatikan dan menjadi tips untuk invoice.

• Ciptakan kenyamanan bagi pelanggan dalam proses penerbitan invoice.
• Lakukan diskusi untuk persyaratan pembayaran secara tertulis.
• Negosiasikan kepada pelanggan untuk pembayaran di muka, sebagai jaminan.
• Untuk pesanan berulang atau rutin, sediakan recurring invoice.
• Berikan peringatan untuk pekerjaan atau proyek yang pembayarannya tidak tepat waktu. Dalam beberapa hal, pemberhentian proyek secara sepihak karena keterlambatan pembayaran mungkin perlu dilakukan, tetapi lebih baik dibicarakan atau diberikan peringatan awal untuk menjaga hubungan baik dengan klien.

Perbedaan Sales Invoices dan Purchase Orders

Kami telah membahas tentang purchase order (PO) pada artikel sebelumnya. Singkatnya, purchase order adalah pesanan pembelian berupa dokumen dengan rincian produk yang akan dibeli, kemudian dikirimkan kepada vendor atau penjual. Sedangkan sales invoice atau invoice adalah faktur tagihan atas penjualan barang kepada pembeli.

Nah, PO dan invoice memiliki keterkaitan. Di dalam proses pemesanan produk, PO terlebih dahulu diterbitkan oleh pembeli. Kemudian, PO diterima dan disetujui oleh penjual. Setelah itu, penjual akan menerbitkan invoice dan dikirimkan kepada pembeli.

Selain menetapkan nomor invoice, penjual juga akan mencantukan nomor PO sehingga mudah dalam pelacakan. Setelah menerima invoice, pembeli wajib melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah terutang yang tertera dalam invoice. Sebelum melakukan pembayaran, pembeli dapat mengecek kesesuaian pesanan di dalam invoice.

Perbedaan Invoice dan Bill

Dalam beberapa kasus, invoice dapat disebut sebagai bill. Namun, bill tidak dapat disebut sebagai invoice. Invoice adalah dokumen hukum sebagai bukti tagihan penjualan kepada pembeli dengan informasi yang rinci dan deskriptif dan biasanya diperlukan untuk kebutuhan akuntansi dan pajak. Sedangkan bill adalah tagihan yang juga merupakan kewajiban pembayaran oleh pembeli namun tidak mengandung rincian informasi detail seperti yang ada pada faktur (invoice). Contoh bill atau tagihan dapat ditemukan dalam pembelian di toko ritel (minimarket, supermarket, dan hypermarket) dan restoran.

Contoh Invoice

Pada dasarnya, contoh format invoice tergantung kebutuhan penggunaan, baik untuk invoice penagihan barang maupun invoice jasa atau layanan. Selain itu, faktur atau invoice dapat dibuat dengan format excel dan dicetak dalam bentuk berkas fisik atau juga bisa menggunakan software tertentu, seperti ERP, sehingga dapat dibuat dalam bentuk invoice online. Berikut ini adalah contoh invoice secara sederhana dan gratis dari bawaan excel.

Simpulan

Faktur atau invoice adalah dokumen bukti tagihan (faktur) kepada pelanggan yang mengisyaratkan kewajiban pembayaran dengan jumlah yang disepakati. Rincian informasi dalam invoice harus sama dengan rincian dalam purchase order (PO) yang dibuat oleh pembeli.

Penggunaan invoice sangat penting, terutama untuk kepentingan pencatatan dan dokumentasi sehingga mudah dalam pengendalian dan auditing. Invoice terdiri dari berbagai macam jenis yang masing-masingnya memiliki fungsi dan tujuan penggunaan tersendiri. Untuk produk atau layanan yang diberikan secara bertahap, proforma invoice dapat digunakan.